LE SOMMET SUR L'APPROCHE LEAN AU GOVERNEMENT 2025

Aucun outil ne permet de créer un environnement de travail inclusif, mais certains processus organisationnels sont plus inclusifs de par leur conception. Qualifié de « secret de Toyota » par le Sloan Management Review du MIT, le rapport A3 est l’un des outils les plus puissants pour favoriser l’efficacité organisationnelle, la créativité et le leadership au travail. Apprenez à l’utiliser pour tirer profit de toute la force de l’intelligence collective de votre équipe. Résolvez les problèmes et saisissez les occasions grâce à un processus d’alignement de la stratégie qui peut (plus) pleinement inviter et mettre à profit les connaissances, les points de vue et les contributions de votre équipe.

Lex est une coach Lean et une responsable de la communication qui aide les organisations à résoudre leurs problèmes et à s’orienter vers l’avenir du travail. Lex a fait ses débuts au Lean Enterprise Institute, où elle a été rédactrice fondatrice de The Lean Post et a co-conçu et dirigé les communications pour l’initiative « Lean Product and Process Development » du LEI, sous la direction de Jim Morgan, ancien chef de produit chez Ford. Chez Twitter, Lex était gestionnaire principale de programme au sein de l’équipe de conception et d’efficacité opérationnelles, où elle a utilisé la pensée et la pratique Lean pour créer une plateforme plus sécuritaire et aider Twitter à remplir sa mission initiale, qui est de faire progresser la conversation publique. Chez Ryder System, Inc, elle a dirigé des initiatives d’amélioration continue, d’apprentissage et de culture, ainsi que de communication interne, afin de constituer des équipes et de renforcer les processus de développement de produits numériques de Ryder.

Lex écrit pour Race, Gender and Equity Initiative de la Harvard Business School et a édité de nombreux ouvrages, dont Change Questions de D. Lynn Kelley et John Shook, Moving Money for Impact: A Guide to Gender Lens Investing de Tuti B. Scott, et Follow the Learner: The Role of Leader in Creating a Lean Culture de Sami Bahri.

Agile/Scrum est généralement associé au développement de logiciels et d’outils numériques, mais il s’agit d’une méthode puissante pour développer tout type de « produit » complexe, y compris ceux que l’on trouve souvent dans les administrations publiques : rapports, stratégies, politiques, etc.  

Pawel, un agent de changement d’expérience dans les domaines Agile/Scrum et Lean, nous donnera une vue d’ensemble des principes, des routines et des outils Agile/Scrum afin que les praticiens Lean puissent les appliquer à leurs propres processus complexes de travail axé sur le savoir.

La mission professionnelle de Pawel est d’aider les organisations et les personnes qui les composent à trouver une façon plus humaine de travailler ensemble et de créer des résultats impressionnants et durables.  Leader d’opinion chez Scrum.org, il enseigne et accompagne les dirigeants et les équipes dans l’application de la méthode Agile/Scrum afin de dépasser leurs objectifs et de pérenniser leurs acquis.  Il possède une vaste expérience dans les secteurs public et privé.

Les vents peuvent hurler, mais je ne serai pas emporté.

N’est-ce pas ce que nous souhaitons tous quand nous sommes confrontés aux vents du défi et du changement? Il n’y a pas de moyen miraculeux d’éviter d’être emporté, mais il y a aussi des moyens éprouvés de mieux résister au changement.

Diriger le changement au sein de la fonction publique est une entreprise difficile. Être un « agent de changement » exige une énergie immense, de la résilience et un engagement à prendre soin de soi. Jean Marleau, qui se décrit lui-même comme un « perturbateur positif » vous fera découvrir des outils pratiques qui vous aideront à renforcer votre résilience. Découvrez des stratégies pour relever les défis, maintenir un état d’esprit positif et persévérer dans vos efforts de changement.

Jean Marleau a plus de 20 ans d’expérience en tant que fonctionnaire, ayant travaillé dans des ministères comme Emploi et Développement social, le Commissariat aux langues officielles et Patrimoine canadien, où il se trouve actuellement. Il a commencé aux premières lignes, en fournissant des services directement aux Canadiens, puis a gravi les échelons jusqu’à occuper, plus récemment, divers postes de direction. En tant que praticien Lean, il se passionne pour l’amélioration continue et s’intéresse particulièrement aux aspects humains du changement organisationnel.

Le Kanban est l’un des outils les plus puissants de la boîte à outils Lean. Il est simple, instinctif et extrêmement efficace. Alors pourquoi restons-nous parfois bloqués ou abandonnons-nous complètement l’utilisation de cet outil?

Au cours de cette séance, Heidi abordera les sujets suivants : 

• ce qui fait obstacle à l’utilisation efficace du Kanban personnel
• des conseils pratiques pour intégrer la pratique Kanban de manière transparente dans votre travail
• comment construire un système durable

Même si vous avez déjà essayé et échoué dans l’utilisation du kanban, à la fin de cette séance, vous devriez repartir avec les connaissances et l’inspiration dont vous avez besoin pour construire un système Kanban qui fonctionne vraiment pour vous.

Heidi Loveall est responsable des opérations de stratégie et de rendement au sein du Département des services aux entreprises de l’État de Washington. Avec plus de 15 ans d’expérience dans la fonction publique, Heidi se passionne profondément pour le service public et a à cœur d’améliorer le gouvernement pour les habitants de l’État de Washington. Sa spécialité consiste à transformer les grandes idées, les principes ou les outils techniques en des mesures pratiques que les gens peuvent prendre pour apporter des améliorations significatives pour eux-mêmes et leurs clients. Lorsqu’elle n’est pas au travail, elle passe du temps avec ses enfants, organise des fêtes épiques et profite des pluies du Nord-Ouest.

Alain parlera de la manière dont les dirigeants qui agissent comme des « boucliers » pour leur personnel ont tendance à obtenir de meilleurs résultats de leur part.  Quand les membres de l’équipe n’ont pas à faire face à des obstacles inutiles dans l’exécution de leur travail quotidien – p. ex., gestion de demandes imprévues, distractions bruyantes, innombrables interruptions, charge de travail excessive et priorités concurrentes – ils sont plus présents, plus concentrés et plus productifs.

Alain s’appuiera sur son expérience concrète de la facilitation de projets d’amélioration et de l’accompagnement d’équipes dans leur routine  quotidienne pour vous fournir des conseils et des outils pratiques qui vous aideront à renforcer votre équipe... et à obtenir de meilleurs résultats.

Alain est un agent de changement et un enseignant/mentor en matière de gouvernement Lean et de transformation Lean. Il est également un professionnel chevronné et stratégique de la gestion du changement et de la gestion de projet, ayant plus de 29 ans d’expérience professionnelle diversifiée (forces armées, fonction publique et services conseils) et ayant étudié dans de nombreux domaines.  Il a élaboré des approches de pointe très efficaces pour créer et soutenir le changement Lean dans un cadre gouvernemental et pour gérer des équipes à rendement élevé.

Le programme de certification What Works Cities (WWC) de Bloomberg aide les administrations municipales à utiliser des données et des preuves à grande échelle, afin de relever les défis les plus urgents et d’améliorer la vie des habitants. Cependant, presque toutes les villes certifiées WWC ont une population de plus de 100 000 habitants.  Les grandes villes, dotées d’un personnel nombreux et de budgets importants, ont peut-être la capacité d’innover, d’analyser les données et de s’améliorer en permanence, mais que peuvent faire les villes plus petites? Essayer de devenir une ville axée sur les données avec seulement 0,5 ETP alloué à la gestion de la mesure du rendement peut sembler presque impossible. 

Venez écouter Dale vous relater comment sa petite ville d’Issaquah, WA (40 000 habitants) a lancé une stratégie pluriannuelle pour obtenir la certification WWC et devenir une organisation « axée sur les données ».  Elle décrira comment la municipalité a développé la maîtrise des données au sein de son personnel, amélioré l’analyse de ses mesures du rendement, intégré des données et des preuves dans ses communications publiques et mis en place des routines pour garantir un engagement et une gouvernance appropriés de la part des cadres.  En outre, elle parlera des techniques de gestion du changement utilisées par la ville pour réaliser tout cela... et de la manière dont vous pouvez utiliser ces leçons pour faire en sorte que votre propre organisation soit davantage « axée sur les données ».
Dale est l’adjointe de l’administrateur municipal de la ville d’Issaquah, WA. Elle travaille dans l’administration publique depuis cinq ans et a mené des initiatives réussies dans les domaines de la planification de projets et de programmes fondés sur des données et des preuves, de la planification stratégique et de la gestion du changement organisationnel. Avant d’entrer dans l’administration municipale, elle a travaillé dans le secteur sans but lucratif de l’éducation de la maternelle à la 12e année et en tant qu’enseignante d’anglais dans des écoles intermédiaires. Elle se passionne pour l’utilisation des données pour résoudre des problèmes complexes, communiquer avec les citoyens et améliorer la capacité de la ville à fournir des services à la communauté. Elle est titulaire d’un baccalauréat en sciences politiques et en psychologie du collège Williams et d’une maîtrise en administration publique de l’École de politique publique et de gouvernance Evans de l’Université de Washington. Dans ses moments libres, elle aime passer du temps à l’extérieur, dans les magnifiques montagnes des Cascades, à faire de la randonnée, du vélo de montagne, des excursions pédestres et du ski de fond.

L’utilisation de l’amélioration continue dans l’administration publique peut s’avérer passionnante pour les équipes. Il est important d’autonomiser et de mobiliser les membres de l’équipe de première ligne car cela peut mener à d’excellentes idées et contre-mesures. Cependant, l’encadrement par les responsables intermédiaires présente des défis. Les cadres dirigeants, les directeurs, les directeurs de division, les fonctionnaires élus, ainsi que les gestionnaires intermédiaires et de première ligne, doivent comprendre leur rôle dans l’amélioration continue. Les comportements des dirigeants ont une incidence sur la réussite des projets et leur durabilité.  Certains de ces comportements peuvent être différents de ceux que l’on trouve dans les modèles de leadership traditionnels.

Pour combler cette lacune, nous avons créé un programme interactif d’amélioration continue. Notre objectif était de façonner les dirigeants en des accompagnateurs en vue de transformer leurs équipes et leur culture d’équipe. Nous avons élaboré un ensemble d’outils et de ressources pour aider les dirigeants à motiver l’équipe à prendre part à des solutions innovantes et créatives pour améliorer leur travail. 
 
Kristi, Shannon et Alenka aborderont les points suivants :

• Pourquoi un programme de leadership en amélioration continue est important pour le développement du leadership, le soutien des efforts des membres de l’équipe de première ligne et, au bout du compte, la création d’une culture d’amélioration continue dans l’ensemble de l’organisation.
• Le parcours de détermination des besoins et le cadre d’élaboration du programme de formation.
• Les leçons retenues et les prochaines étapes de ce programme, y compris l’amélioration des occasions pour les dirigeants certifiés.

Vous apprendrez comment :

• Cerner la valeur de l’investissement dans vos dirigeants. 
• Définir les concepts fondamentaux et les comportements des dirigeants qui sont importants pour responsabiliser les membres de l’équipe de première ligne et les amener à participer aux efforts d’amélioration continue.
• Décrire comment créer un environnement d’apprentissage partagé.

Kristi Hoagland, directrice de l’excellence opérationnelle au comté de Snohomish, s’appuie sur 23 années d’expérience en leadership Lean. Dans le domaine de la santé, elle a supervisé le cycle des recettes, les activités de cliniques et d’hôpitaux, où elle a réussi à mettre en œuvre et à maintenir une gestion Lean. Sa passion pour la méthode Lean l’incite à mettre en place des programmes visant à former des dirigeants en matière d’approche Lean qui se font les champions de l’innovation, responsabilisent le personnel et encouragent une mentalité d’amélioration continue, au bénéfice des employés et des citoyens.
 
Alenka Fields est spécialiste de l’amélioration continue, gestionnaire de projet et praticienne du changement pour le comté de Snohomish. Elle a plus de 20 ans d’expérience en transformations Lean en tant que coach et consultante pour une variété d’organisations dans les domaines de la santé et des assurances, aux États-Unis ainsi qu’au Royaume-Uni et au Canada. Alenka se passionne pour l’encadrement et l’accompagnement des dirigeants et des équipes. Ses moments de prédilection sont ceux qu’elle passe sur la terrasse surplombant le lac, en compagnie de son mari et de son doodle.
 
Shannon Boswell est spécialiste de l’amélioration continue et gestionnaire de projet au comté de Snohomish depuis janvier 2023.  Elle compte plus de 20 ans d’expérience pratique de l’approche Lean dans le secteur des soins de santé, ainsi que des conseils en matière de transformation des organisations et de gestion du changement.  En associant les concepts Lean à l’expérience pratique, elle travaille avec les dirigeants, le personnel de première ligne et tous ceux qui se trouvent entre les deux à la mise en œuvre, à l’adoption, au maintien et à la réalisation d’une gestion Lean réussie

Notre conception conventionnelle de l’« efficacité » est erronée; quand les organisations se concentrent trop sur l’utilisation des ressources – c.-à-d., tenir les gens occupés – elles augmentent en fait la quantité de travail à effectuer, ce qui rend l’organisation dans son ensemble moins efficace. Modig et Ahlstrom appellent cela le « paradoxe de l’efficacité ». Ils expliquent, avec simplicité et clarté, comment les organisations Lean s’éloignent de cette notion conventionnelle d’efficacité en se concentrant davantage sur la création de valeur pour leurs clients.

L’art de dire « non » aux nombreuses choses insignifiantes, afin de réserver du temps pour les quelques choses essentielles; établir des priorités pour éviter d’être submergé.

Tout comme les scientifiques se sont efforcés de justifier le jeu des animaux par des explications purement rationnelles, il se peut que nous négligions le rôle vital de l’expérimentation, de l’interaction sociale et des inefficacités apparentes sur nos lieux de travail. Dans cette optique, nous examinerons comment la pensée Lean pourrait évoluer en comprenant que tout ce qui a de la valeur ne peut pas être mesuré en termes de productivité immédiate.

De nombreux problèmes auxquels nous sommes confrontés ne peuvent être résolus par des solutions rapides et isolées; il faut voir le système dans son ensemble et sonder plus en profondeur les structures et les mentalités qui sont en jeu.

Stratégies fondées sur des données probantes pour créer de nouvelles habitudes durables, particulièrement utiles pour aider les équipes à maintenir de nouveaux comportements créateurs de flux.