Conception organisationnelle Lean
Si la conception/structure de l’organisation est souvent considérée comme un obstacle à l’amélioration des performances, elle peut en fait servir de moteur de performance. Il y a de grandes occasions à saisir si les concepteurs et les décideurs organisationnels comprennent le flux et abordent le travail comme un système.
L’application d’une compréhension de l’efficacité des flux (optimisation du flux de travail à travers tous les îlots fonctionnels d’un processus opérationnel) par rapport à l’efficacité des ressources (optimisation du flux de travail à l’intérieur d’un îlot fonctionnel précis) peut être une percée pour rendre la conception des organisations plus efficace.
Si vous ne tenez compte que des facteurs visibles sur un schéma de processus ou de conception, il est probable que vous ne réussirez pas. Nous devons aller au-delà de l’analyse traditionnelle en examinant les catalyseurs de la performance.
Dans le cas ci-dessus, inspiré par Niklas Modig, la conception organisationnelle est essentielle pour obtenir de meilleures performances.
Pour y parvenir, les concepteurs de l’organisation et les décideurs doivent comprendre comment le travail fonctionne comme un système holistique, au lieu d’essayer simplement d’optimiser chaque îlot fonctionnel.
De plus, il existe un certain nombre d’autres défis et occasions :
Occasion : En comprenant les « problèmes à résoudre » de la demande de modification de la conception organisationnelle du client et en décortiquant ces problèmes avec ce dernier, il devient souvent évident que les véritables problèmes d’une organisation ne peuvent être résolus qu’en partie par des modifications de la conception organisationnelle.
Le plus souvent, les problèmes à l’origine des causes profondes qui ne peuvent être résolus par la conception organisationnelle (p. ex. les mentalités, la confiance et la sécurité psychologique, les compétences, les outils et la technologie, parmi beaucoup d’autres) peuvent et doivent être résolus avec d’autres parties prenantes correctement équipées pour y faire face. En d’autres termes, le directeur des ressources humaines devrait, de concert avec le directeur des systèmes d’information et le directeur des opérations, aborder collectivement les questions liées aux personnes, à la technologie et aux processus qui sous-tendent le problème de « conception organisationnelle ». Mais au lieu de cela, c’est le directeur des ressources humaines qui est blâmé quand les changements organisationnels ne fonctionnent pas.
Occasion : Comme il n’existe pas de conception « parfaite », il est possible d’identifier les contre-mesures nécessaires pour que chaque conception atteigne son objectif ou soit apte à résoudre les problèmes visés. Grâce à cette analyse des contre-mesures, une organisation peut prendre des décisions avec plus de confiance et procéder à la mise en œuvre de la nouvelle conception, car elle a cerné les risques et a prévu comment les aborder avant qu’ils ne se concrétisent. Cela réduit la peur, suscite la confiance et peut conduire à des conceptions mieux exécutées.
En bref, les concepteurs organisationnels et les décideurs peuvent tirer de précieuses leçons des domaines de la pensée systèmes, Lean, la pensée conceptuelle et Agile/Scrum. L'application de ces approches peut accroître le succès des changements dans la conception organisationnelle, ainsi que la crédibilité de la communauté de la conception organisationnelle en tant que partenaires opérationnels à part égale.
Dans ce domaine de contenu, nous couvrons les sujets suivants :
- Qu’est-ce que Lean/la pensée systèmes et comment peuvent-ils contribuer à améliorer la conception organisationnelle?
- Pourquoi les solutions de conception organisationnelle sont souvent trop nombreuses
- Les coûts de la sur-livraison
- Comment appliquer les principes Lean pour évaluer un état actuel;
- Comment utiliser les données probantes pour repérer les gaspillages
- Comprendre le flux des processus, les dossiers en souffrance et les trois principales décisions Lean
- Comprendre la demande de valeur par rapport à la demande d’échec/travail évitable et quantifier le coût de cette dernière
- Comment repérer et améliorer le flux de valeur pour le client
- Principes pour concevoir des processus simplifiés, rationalisés et fluides
- Comprendre comment la structure organisationnelle et les îlots fonctionnels entravent le flux, et ce qu’il faut faire
- Créer un énoncé de problème efficace avec votre client
- Déterminer les relations entre les causes et les causes profondes, ainsi que les causes invisibles mais à fort impact
- Déterminer les tâches que doit accomplir la solution de conception organisationnelle
- Appliquer les cinq tests de la conception organisationnelle (test Lean, test d’aptitude/applicabilité, test des entrées/sorties de la chaîne de valeur, test de disciplines combinées/séparées, tests de matrice) pour mieux comprendre les lacunes et les atténuer
- Utiliser les techniques Lean/Agile/Scrum pour mettre les améliorations en œuvre rapidement
- Évaluer le succès du projet de conception organisationnelle et intégrer cet apprentissage dans les projets de conception en cours.
OPTIONS :
- Causerie d’une heure
- Ateliers de formation de plusieurs jours pour groupe/équipe
- Mandats de consultation pour travailler à vos côtés afin d’améliorer votre capacité à décortiquer les problèmes opérationnels à résoudre par la conception organisationnelle, et à créer de meilleures conceptions en utilisant les principes Lean, Agile/Scrum et la pensée systèmes.
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