Les 8 gaspillages du Lean - Apprendre à voir ce qui est caché

Manquements
Erreurs, fautes ou informations incorrectes qui nécessitent une reprise ou une correction.

• Exemples : erreurs de saisie de données nécessitant une nouvelle saisie, rapports contenant des chiffres erronés, produits qui ne passent pas l'inspection, code contenant des bogues, factures incorrectes, fautes de frappe dans un contrat nécessitant une révision.
• Pourquoi est-ce du gaspillage ? Chaque défaut consomme deux fois plus de ressources : une fois pour le faire mal, une fois pour le corriger. Sans compter le temps d'inspection, la frustration des clients et les pertes commerciales potentielles.

Surproduction
Produire plus que nécessaire, plus tôt que nécessaire ou plus rapidement que le processus suivant ne peut le traiter.

• Exemples : imprimer des rapports que personne ne lit, préparer des présentations élaborées qui dépassent les exigences, traiter les factures avant leur échéance, cuisiner avant que les clients ne commandent, rédiger une documentation détaillée que personne ne consultera.
• Pourquoi est-ce du gaspillage ? La surproduction crée ou amplifie d'autres gaspillages : les stocks s'accumulent, les défauts se cachent dans l'excès et vous avez consommé des ressources pour des choses qui n'ont aucune valeur immédiate.

Temps d'attente
Temps d'inactivité pendant lequel le travail n'avance pas ou les personnes/équipements sont en attente.

• Exemples : attente d'approbations, attente de réponses du système, attente d'informations provenant d'un autre service, attente des participants à une réunion, attente de l'arrivée de matériaux, équipements inutilisés.
• Pourquoi est-ce un gaspillage ? Le client ne se soucie pas de notre chaîne d'approbation ou des retards du système. Chaque moment d'attente allonge le délai d'exécution sans apporter de valeur ajoutée.

Sous-utilisation des ressources humaines
Ne pas tirer parti des compétences, des connaissances, de la créativité et des capacités de résolution de problèmes des employés.

• Exemples : embaucher des ingénieurs pour saisir des données, ne pas demander aux employés de première ligne de proposer des idées d'amélioration ou de partager leurs innovations, exclure les membres compétents de l'équipe des prises de décision, microgérer les travailleurs qualifiés, ignorer les suggestions des employés.
• Pourquoi est-ce du gaspillage ? C'est tragique : nous payons pour une expertise que nous n'utilisons pas. De plus, cela démotive nos meilleurs éléments, ce qui augmente le taux de rotation du personnel.

Transport
Déplacement inutile de matériaux, d'informations ou de produits entre différents sites.

• Exemples : transfert excessif de courriels, déplacement multiple de matériaux, envoi de fichiers via plusieurs chaînes d'approbation, transport physique de documents entre différents bâtiments, rechargement des mêmes fichiers sur différents systèmes.
• Pourquoi est-ce un gaspillage ? Chaque transfert est une source potentielle de retard, de dommage ou d'erreur. Chaque étape de transport allonge le délai d'exécution sans apporter de transformation.

Tâches en instance
Excès de matériaux, d'informations ou de travaux en cours qui immobilisent les ressources et masquent les problèmes.

• Exemples : stocks excédentaires, courriels non traités qui encombrent les boîtes de réception, documents en attente dans les files d'attente, trop de bons de travail en attente, excès de matières premières, 47 tâches « urgentes » sur votre liste de choses à faire.
• Pourquoi est-ce du gaspillage ? Le stockage et la gestion des stocks coûtent de l'argent, peuvent devenir obsolètes et masquent les véritables goulots d'étranglement dans votre processus. Le travail en attente dans une file d'attente ne crée pas de valeur.

Déplacements
Mouvements inutiles des personnes : marcher, tendre le bras, chercher, se pencher ou cliquer.

• Exemples : mauvaise organisation du lieu de travail obligeant à marcher excessivement, à rechercher des informations dans des dossiers, à passer inutilement d'un logiciel à l'autre, à chercher des outils ou des fournitures, à faire défiler sans fin des dossiers mal organisés.
• Pourquoi est-ce du gaspillage ? Le mouvement épuise les personnes sans apporter de valeur ajoutée. Une mauvaise ergonomie augmente également le risque de blessures et diminue la qualité.

Traitement excessif
Effectuer plus de travail que ce que le client apprécie ou exige.

• Exemples : saisir les mêmes données dans plusieurs systèmes, créer des rapports contenant des informations que personne n'utilise, ajouter des étapes d'approbation inutiles, concevoir des solutions trop complexes, produire une documentation redondante, faire réviser par trois personnes ce qu'une seule pourrait faire.
• Pourquoi est-ce du gaspillage ? Les clients ne paient que pour ce qu'ils apprécient. Tout le reste représente un coût sans avantage. Souvent, l'expression « nous avons toujours fait ainsi » perpétue un traitement supplémentaire que personne ne remet en question.

La nature interdépendante des gaspillages

Voici ce qui rend les gaspillages insidieux : les 8 gaspillages sont interdépendants. Un type de gaspillage en cause ou en cache généralement d'autres.

Exemple en cascade :

• Les manquements (erreurs dans la saisie des données) entraînent...
• Un traitement excessif (vérification et revérification des données) qui entraîne...
• Une attente (retards pendant les corrections) qui entraîne...
• Une surproduction (se précipiter pour rattraper le retard, créant un excès) qui conduit à...
• Des inventaires (le travail s'accumule dans les files d'attente)

C'est pourquoi s'attaquer systématiquement au gaspillage, en commençant par ses causes profondes, produit des résultats exponentiels.

¹Les estimations varient selon le secteur d'activité et le type de processus, mais plusieurs études confirment que le temps à valeur ajoutée représente généralement moins de 10 % du délai total. Voir Womack, James P. et Daniel T. Jones. Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation. 2e éd. New York : Free Press, 2003.